Κυριακή, 26 Φεβρουαρίου 2017

Πόσο σωστά χρησιμοποιούμε το Gmail;- Τα συνηθέστερα λάθη των χρηστών


Όταν πρόκειται για την ηλεκτρονική αλληλογραφία μας, όλοι έχουμε συγκεκριμένες συνήθειες, που απλά δεν μπορούμε να κόψουμε. Εμείς νομίζουμε πως απλά έχουμε κάνει το προσωπικό μας mail πιο χρηστικό και πιο...του χεριού μας. Εδώ, όμως, είναι και η παγίδα. Γιατί μάθετε πως υπάρχουν κάποια πράγματα που απλά, δεν πρέπει να κάνουμε. Ή έστω, δεν χρειάζεται.

1. Κρατάμε άπειρα πρόχειρα.

Ένα και μοναδικό χτύπημα στο κουμπί "Σύνθεση" φτάνει για να δημιουργηθεί μια λίστα από Πρόχειρα (Drafts), στην οποία σπάνια θα ανατρέξουμε. Δεν είναι λίγοι οι χρήστες που ξεκινούν τη σύνταξη ενός μηνύματος, που ποτέ τελικά δεν στέλνουν ή απλά θέλουν έτσι να δημιουργήσουν προσωπικές υπενθυμίσεις για κάτι ή ακόμα ακόμα να φτιάξουν διάφορες λίστες. Το Gmail, εκ κατασκευής, αποθηκεύει όλα τα νεοσυνταχθέντα μηνύματα οπότε ένα ξεκαθάρισμα που και που, δεν βλάπτει.




2 . Διαγράφουμε e-mail για να είναι εντελώς άδειο το inbox.

Υπάρχουν πολλοί άνθρωποι, τόσο παθιασμένοι να μην έχουν ούτε ένα μήνυμα στα εισερχόμενα, που διαγράφουν τα πάντα. Η συγκεκριμένα "λόξα" έχει φέρει μέχρι και τη δημιουργία apps, εξ' ολοκλήρου αφιερωμένων στη συγκεκριμένη διαδικασία. Ανατρέξτε στο παιχνίδι Email για να εκτονωθείτε, καθώς η μαζική διαγραφή εισερχομένη είναι παντελώς περιττή, δεδομένης της χωρητικότητας του Gmail.


3. Σήμανση μηνυμάτων πάντα ως "αναγνωσμένα".

Αυτό συχνά πηγαίνει χέρι- χέρι με την προσπάθεια να φτάσουμε στο inbox-μηδέν. Το να επισημαίνουμε ένα μήνυμα ως αναγνωσμένο, μειώνει βέβαια τον αριθμό στο inbox αλλά πόσες φορές δεν επισημάναμε κάτι ως διαβασμένο για να το τσεκάρουμε αργότερα και ποτέ δεν το κάναμε;


4. Έχουμε πάρα πολλά αδιάβαστα μηνύματα.

Στον αντίποδα των νευρωτικών με τα μηνύματα, έρχονται οι παντελώς αδιάφοροι. Αφήνοντας τα emails να συσσωρεύονται, δημιουργούμε ένα ψηφιακό χάος, που μέρα με τη μέρα γίνεται και χειρότερο και μπορεί να οδηγήσει στο να αγνοήσουμε κάποια στιγμή κάποιο, όντως, πολύ σημαντικό μήνυμα.




5. Αποστέλλουμε ηλεκτρονικά μηνύματα στον εαυτό μας.

Οι υπηρεσίες Cloud επιτρέπουν πλέον την αποθήκευση εγγράφων, συνδέσεων και συννημένων άκοπα. Εκτός Cloud, είναι προτιμότερο να χρησιμοποιούμε το δίσκο μας για να αποθηκεύσουμε όλα αυτά τα στοιχεία που θέλουμε να κρατήσουμε. Όσο δελεαστική κι αν είναι η ευκολία ενός...self-mail, το μόνο που καταφέρνουμε είναι να γεμίζουμε κι άλλο το inbox.


6. Υπερφορτώνουμε το Gmail με ετικέτες και φακέλους.

Στο όνομα της οργάνωσης και της τάξης, κάποιοι δημιουργούμε ένα σωρό ετικέτες και φακέλους, προκειμένου να τακτοποιήσουμε θεματικά τα emails μας. Στη συνέχεια, όμως, συχνά ξεχνάμε γιατί δημιουργήσαμε όλους αυτούς τους φακέλους ή τους χρησιμοποιούμε μόνο κατά διαστήματα, κάτι που κάνει τα πράγματα πιο μπερδεμένα από όσο όταν ξεκινήσαμε.


7. Μπερδεύουμε το «Απάντηση» (Reply) και το «Απάντηση σε όλους» (Reply All)

Μερικές φορές χτυπάμε "Απάντηση" σε ένα ομαδικό μήνυμα χωρίς να το συνειδητοποιούμε κι άλλοτε το αντίστροφο. Επειδή η οπτική διάκριση είναι λίγο ασαφής, απαιτείται μεγαλύτερη προσοχή προς αποφυγή του εκ των υστέρων αμήχανου μηνύματος "Ωχ! Δεν ήθελα να το στείλω σε όλους!".


8. Κρατάμε πάρα πολλές συζητήσεις ανοιχτές στο Gchat.

Το Gchat μπορεί να είναι ένα φοβερό εργαλείο για τις γρήγορες συνομιλίες που δεν απαιτούν email, αλλά μπορεί επίσης να μας παρασύρει σε μια...Βαβέλ συνομιλιών. Για να μην αναφέρουμε, πως τα πολλά ανοιχτά παράθυρα συνομιλίας, θα καλύψουν αυτές με τα μη αναγνωσμένα μηνυμάτα, μειώνοντας την παραγωγικότητά μας.







Δεν υπάρχουν σχόλια:

Δημοσίευση σχολίου