Κυριακή, 14 Φεβρουαρίου 2016

15 συμβουλές για να στέιλετε ένα επαγγελματικό email


Διεύθυνση, τρόπος γραφής και προσφώνηση μερικά απ’ τα στοιχεία που πρέπει να ακολουθείτε όταν στέλνετε ένα μήνυμα. 

Έχετε σκεφτεί πόση ώρα ξοδεύει ο καθένας μας στο να απαντάει ή να στέλνει emails; Αν όχι, θα σας δώσουμε την απάντηση. Πολλή. Σχεδόν το ένα τέταρτο της ημέρας στο γραφείο.

Κι όμως, υπάρχουν ακόμα άτομα που δε ξέρουν πώς να συντάξουν ένα μήνυμα. Ας δούμε τους «κανόνες» του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Να εξηγείτε με σαφήνεια περί τίνος πρόκειται το μήνυμα σας στο «Θέμα»

Είναι πολύ σημαντικό να ξεκαθαρίζετε τον λόγο για τον οποίο επικοινωνείτε με τον άλλον απ’ την αρχή. Ένα «Θέμα» όπως «αλλαγή ώρα συνάντησης» ή «προτάσεις καμπάνιας» δείχνουν αμέσως τι θέλετε. Τα άτομα αποφασίζουν συχνά αν θα ανοίξουν ένα μήνυμα και μόνο απ’ το «Θέμα», οπότε προσπαθήστε να τους κερδίσετε απ’ την αρχή.

Χρησιμοποιείστε μια επαγγελματική ηλεκτρονική διεύθυνση

Αν έχετε το email σας απ’ όταν ήσασταν φοιτητές και είναι για παράδειγμαmar@ki1985@gmail.com καλύτερα να αλλάξετε ηλεκτρονική διεύθυνση αν θέλετε να σας πάρουν σοβαρά και να δώσουν βάση στο μήνυμα σας.

Σκεφτείτε καλά πριν απαντήσετε το «Απάντηση σε όλους»

Κανείς δε θέλει να λαμβάνει emails από 20 άτομα ειδικά αν δεν το ενδιαφέρει το θέμα. Μπορεί να είναι δύσκολο να αγνοήσει κανείς τα μηνύματα, με πολλά άτομα να λαμβάνουν ειδοποιήσεις στα κινητά ή στον υπολογιστή – αυτό όμως είναι ένας λόγος για να μην ανοίξει κανείς το μήνυμα σας.

Χρησιμοποιείστε υπογραφή

Τελειώστε το μήνυμα σας με την υπογραφή σας στην οποία θα δίνετε βασικές πληροφορίες για εσάς, όπως το επάγγελμα σας και τα στοιχεία επικοινωνίας.

Χρησιμοποιείστε επαγγελματικές προσφωνήσεις

«Γεια», «Καλησπέρα παιδιά» κλπ. Θα πρέπει να παραλείπονται. Αντ’ αυτού χρησιμοποιείστε μια σκέτη «καλησπέρα» ή το «Αγαπητέ Κύριε/α».

Χρησιμοποιείστε τα σημεία στίξης με φειδώ

Και όταν λέμε σημεία στίξης εννοούμε τα θαυμαστικά. Δε χρειάζεται να θεωρούν οι παραλήπτες του μηνύματος σας πως είστε τόσο ενθουσιασμένοι με όσα γράφετε.

Να είστε προσεκτικοί με το χιούμορ

Είναι αρκετά δύσκολο να καταλάβει ο άλλος το χιούμορ σας ειδικά μέσα απ’ τον γραπτό λόγο. Αν δε θέλετε να σας παρεξηγήσουν προτιμήστε να αφήσετε για λίγο αστεία και σχόλια.

Να ξέρετε πως τα άτομα από διαφορετικές χώρες μιλάνε και γράφουνε με άλλο τρόπο

Μια κακή επικοινωνία μπορεί εύκολα να προκύψει εξαιτίας των πολιτιστικών διαφορών, κυρίως μέσω του γραπτού λόγου, όταν δεν μπορούμε να δούμε ο ένας τον άλλον και να διαβάσουμε τη γλώσσα του σώματος. Προσαρμόσετε το μήνυμά σας στο πολιτισμικό υπόβαθρο του παραλήπτη ή πόσο καλά τον ξέρετε.

Απαντήστε στα μηνύματα ακόμα κι αν δεν είναι για εσάς

Ίσως τύχει να λάβετε κάποιο λάθος email. Όσο απασχολημένοι κι αν είστε βρείτε λίγο χρόνο να απαντήσετε για να ξέρει και ο αποστολέας πως το μήνυμα του δεν έχει φτάσει στο άτομο που επιθυμεί.

Διαβάστε ξανά και ξανά το μήνυμα σας

Ποτέ μα πότε μη στείλετε ένα μήνυμα με λάθη, ειδικά ορθογραφικά. Παίζει πολύ σημαντικό ρόλο, ιδιαίτερα αν σας ενδιαφέρει η γνώμη του παραλήπτη.

Βάλτε στο τέλος την ηλεκτρονική διεύθυνση του παραλήπτη

Πρώτα γράψτε το μήνυμα σας, μετά βάλτε τη διεύθυνση. Έτσι θα μειώσετε τις πιθανότητες να στείλετε λάθος το μήνυμα ή ανολοκλήρωτο.

Διπλοτσεκάρετε πως έχετε προσθέσει τον σωστό παραλήπτη

Αν δε θέλετε να πάει αλλού το μήνυμα σας, πρέπει να είστε σίγουροι πως έχετε βάλει το σωστό όνομα.

Διαλέξτε μια κλασσική γραμματοσειρά

Ούτε καλλιγραφικά, ούτε έντονα, ούτε τεράστια γράμματα. Δε θέλετε να κουράσετε τον παραλήπτη και να αφήσει στη μέση το μήνυμα σας.

Προσοχή στις διφορούμενες λέξεις

«Λάθος», «Αποτυχία» κι άλλες λέξεις που μπορεί να μη τις εννοείτε έτσι, καλύτερα να μη τις χρησιμοποιείτε αν δε θέλετε να υπάρχουν παρεξηγήσεις.

Τίποτα δεν μένει κρυφό

Οποιοσδήποτε μπορεί να δει το μήνυμα σας γι αυτό να είστε ιδιαίτερα προσεχτικοί με το τι γράφετε!



Δεν υπάρχουν σχόλια:

Δημοσίευση σχολίου