Σάββατο, 3 Ιανουαρίου 2015

Τα μυστικά της αποτελεσματικής διαπραγμάτευσης


Η διαπραγμάτευση είναι μια πολύπλοκη διαδικασία. Και οι μοναδικοί υπεύθυνοι για την επιτυχία ή την αποτυχία της είναι εκείνοι που διαπραγματεύονται (βλέπε κυβέρνηση και αντιπολίτευση στο θέμα Μνημονίου - δανειακής σύμβασης και εφαρμοστικών μέτρων). Ωστόσο, δεν χρειάζεται να παρακολουθήσει κάποιος ειδικά σεμινάρια περί διαπραγματεύσεων, για να οξύνει τις διαπραγματευτικές του ικανότητες – αν και απαιτείται στις περιπτώσεις που η διαπραγμάτευση αποτελεί καθημερινή διεργασία. Υπάρχουν κάποια βασικά σημεία τα οποία πρέπει να προσέχουμε όταν διαπραγματευόμαστε.

Διαπραγματευόμαστε τόσο στην προσωπική όσο και στην επαγγελματική μας ζωή. Για απλά ή για πιο πολύπλοκα πράγματα. 

Μερικές φορές η διαπραγμάτευση είναι εύκολη και την κάνουμε επιτυχημένα, αλλά υπάρχουν περιπτώσεις, στις οποίες μπορεί και να είναι μεγάλο το διακύβευμα, που η διαπραγμάτευση μας φοβίζει ή μας εκνευρίζει, με αποτέλεσμα να αποτυγχάνουμε. Υπάρχουν λοιπόν κάποια μυστικά, τα οποία προτείνουν οι ειδικοί επί του θέματος, που μπορούν να μας βοηθήσουν να διαπραγματευόμαστε αποτελεσματικά με τους πελάτες, τους συνεργάτες ή τους προϊσταμένους μας, αλλά και με όποιον άλλον χρειασθεί: 

Η διαπραγμάτευση είναι μια διαδικασία κατά την οποία δύο ή περισσότερα μέρη, με διαφορετικές ανάγκες και στόχους, συνεργάζονται για να καταλήξουν σε μια αμοιβαία αποδεκτή λύση σε κάποιο ζήτημα. Ως διαπροσωπική διαδικασία, κάθε διαπραγμάτευση είναι διαφορετική, αφού επηρεάζεται από τις ικανότητες, τη συμπεριφορά και το ύφος κάθε διαπραγματευτή. Συχνά θεωρούμε τη διαπραγμάτευση δυσάρεστη, διότι υποδηλώνει αντίθεση, αλλά είναι σημαντικό να μη χαρακτηρίζεται από αρνητικά συναισθήματα ή οργισμένη συμπεριφορά. 

Το να κατανοήσουμε, λοιπόν, όσο το δυνατόν περισσότερο, τη διαπραγματευτική διαδικασία, μας επιτρέπει να διαπραγματευόμαστε με περισσότερη αυτοπεποίθηση και βεβαιότητα, πως το αποτέλεσμα μπορεί να είναι θετικό και για τις δύο πλευρές. Πολύ σημαντικό είναι επίσης, να μη μετατρέπεται η διαπραγμάτευση σε αντιπαράθεση. Δεν είναι, εξάλλου, βιώσιμο κανένα αποτέλεσμα που προήλθε από την προσπάθεια της μιας πλευράς να κερδίσει διεκδικώντας τα πρωτεία. Το ύφος κάποιου που διαπραγματεύεται, εχθρικό ή συνεργάσιμο, καθορίζει και την αντίδραση της άλλης πλευράς. Αν είμαστε επιθετικοί, είναι λογικό να εμπλακούμε σε μάχη. 

Ακόμα, αν εμείς κερδίσουμε κάποιος άλλος θα χάσει! Και αυτό θα δημιουργήσει προβλήματα στη σχέση μας μαζί του στο μέλλον. Ο καλύτερος τρόπος να διαπραγματευθεί κανείς, είναι να προσπαθήσει να βρει μια λύση με την οποία και τα δύο μέρη κερδίζουν. Δεν είναι σκόπιμο να αντιμετωπίζεται η διαπραγμάτευση σαν διαγωνισμός στον οποίο πρέπει να πρωτεύσουμε. 

Είναι φυσιολογικό να γινόμαστε συναισθηματικοί σε ορισμένες περιπτώσεις. Ωστόσο, δεν πρέπει να ξεχνάμε, ότι όσο περισσότερο συναισθηματικά αντιδρούμε, τόσο λιγότερο ελέγχουμε τη συμπεριφορά μας και αυτό μπορεί να αποβεί καταστροφικό. Είναι αναγκαίο να διατηρούμε τον έλεγχο της κατάστασης. 

Από τη στιγμή που προσπαθούμε να βρούμε λύση κοινά αποδεκτή, πρέπει να προσπαθήσουμε να καταλάβουμε τις ανάγκες της άλλης πλευράς και να τις σεβαστούμε. Αν δεν γνωρίζουμε ποιες είναι αυτές οι ανάγκες δεν θα είμαστε σε θέση να διαπραγματευθούμε σωστά. Και υπάρχει πάντα η πιθανότητα να ανακαλύψουμε – πέρα από τις ανάγκες ή τις πεποιθήσεις του άλλου – ότι δεν υπάρχει σημαντική διαφωνία. 
Ιδιαίτερα στις περιπτώσεις που δεν μας αρέσει κάποιος, έχουμε την τάση να επικεντρωνόμαστε στο πόσο δύσκολο ή αντιπαθητικό άτομο είναι. Από τη στιγμή που θα το αντιμετωπίσουμε έτσι, η διαπραγμάτευση γίνεται αδύνατη. Είναι βασικό να εμμένουμε στα ζητήματα που μας απασχολούν και να βάζουμε στην άκρη τις προσωπικές αντιπάθειες. 

Σε κάθε διαφωνία ή διαπραγμάτευση, υπάρχει η συνεισφορά κάθε πλευράς προς το καλύτερο ή το χειρότερο. Αν ρίχνουμε την ευθύνη αποκλειστικά στην άλλη πλευρά για την όποια δυσκολία παρουσιάζεται, δημιουργούμε μια κατάσταση οργής. Αν αναλάβουμε τις ευθύνες μας για το πρόβλημα, δημιουργείται ένα πνεύμα συνεργασίας. Το να κάνουμε ερωτήσεις για να ανακαλύψουμε τα ενδιαφέροντα και τις ανάγκες της άλλης πλευράς, μπορεί να αποδειχθεί πολύ αποτελεσματικό. Παράλληλα, πρέπει να δηλώνουμε στην άλλη πλευρά τις δικές μας ανάγκες και ενδιαφέροντα με όσο πιο ξεκάθαρο τρόπο γίνεται. Ενίοτε, η διαφωνία υπάρχει για τη μέθοδο με την οποία επιλύεται ένα θέμα και όχι για την ουσία του ζητήματος αυτού. 

Πριν μπούμε σε μια διαπραγμάτευση, είναι χρήσιμο να προετοιμάσουμε κάποιες εναλλακτικές επιλογές, που μπορούμε να προτείνουμε αν δεν γίνει αποδεκτή η αρχική μας πρόταση. Θα πρέπει να προβλέψουμε τις πιθανές αντιρρήσεις της άλλης πλευράς και να είμαστε προετοιμασμένοι. 

Αν διαφωνούμε προσπαθώντας να αποδείξουμε στην άλλη πλευρά ότι έχει άδικο δεν διαπραγματευόμαστε, διότι δεν προσπαθούμε πραγματικά να βρούμε λύσεις. Αν καθένας προσπαθεί να αποδείξει το λάθος του άλλου δεν πρόκειται να υπάρξει πρόοδος. Η αντιπαράθεση είναι χάσιμο χρόνου. Αυτό που πρέπει να κάνουμε όταν διαφωνούμε με κάποιον, είναι να το θέσουμε με ευγενικό αλλά σθεναρό τρόπο. Το να ταπεινώνουμε τον άλλον ή να παίζουμε παιχνίδια δύναμης είναι ανεπίτρεπτο. 

Υπάρχουν καλές και κακές στιγμές για να διαπραγματευθεί κανείς. Οι κακές στιγμές περιλαμβάνουν τις περιπτώσεις όπου η μία ή και οι δύο πλευρές είναι θυμωμένες, όταν είναι κανείς απασχολημένος με κάτι άλλο, όταν υπάρχει πολύ stress, και όταν η μία ή και οι δύο πλευρές είναι κουρασμένες. Η διαπραγμάτευση με αυτές τις προϋποθέσεις πρέπει να αποφεύγεται. Είναι βασικό να διαπραγματευόμαστε όταν το ευνοούν οι περιστάσεις, ή τουλάχιστον να προσπαθούμε για αυτό.



Πάνος Τσαγκαράκης



Δεν υπάρχουν σχόλια:

Δημοσίευση σχολίου