Καθημερινά με τον έναν ή τον άλλο τρόπο έχουμε την ευκαιρία να συμμετέχουμε σε συναντήσεις (meetings) στο εργασιακό περιβάλλον. Εντάξει, η κατάσταση με την τηλεργασία σε μερικά επαγγέλματα έχει παραγίνει με συνεχόμενα teleconferences, ωστόσο ακόμα και σε αυτή την συνθήκη υπάρχουν μερικές βασικές αρχές που συχνά ξεχνάμε. Ένα άρθρο του Harvard Business Review με τίτλο Run Meetings That Are Fair to Introverts, Women, and Remote Workers μάς θυμίζει ότι πολλές φορές η ουσιαστική συμμετοχή όλων σε μια συνάντηση είναι απλά ευχολόγιο και ότι υπάρχουν τουλάχιστον τρεις κατηγορίες ανθρώπων που αδικούνται στις συναντήσεις: οι εσωστρεφείς, οι γυναίκες και όσοι/όσες δουλεύουν απομακρυσμένα.
Το άρθρο δημοσιεύτηκε τον Απρίλιο του 2016, εκτιμώ, ωστόσο, ότι είναι πέρα ως πέρα διαχρονικό και σίγουρα επίκαιρο την παρούσα περίοδο. Ακολουθεί σε μετάφραση:
Στην ιδανική συνάντηση, όλοι οι συμμετέχοντες συμμετέχουν, συμβάλλοντας σε διαφορετικές απόψεις και σκεφτόμαστε μαζί για να φτάσουμε σε νέες γνώσεις. Ωστόσο, λίγες συναντήσεις ανταποκρίνονται σε αυτή την προσδοκία, σε μεγάλο βαθμό επειδή δεν μπορούν όλοι να συμβάλουν αποτελεσματικά. Πρόσφατα ρωτήσαμε τους υπαλλήλους σε μια μεγάλη τράπεζα το εξής: «Όταν θέλετε να συμβάλετε σε μια συνάντηση, πόσο συχνά μπορείτε να το κάνετε;» Μόνο το 35% είπε ότι ένιωθαν ικανοί να συνεισφέρουν συνεχώς.
Υπάρχουν τρεις κατηγορίες του εργατικού δυναμικού που συνήθως παραβλέπονται: εσωστρεφείς, απομακρυσμένοι εργαζόμενοι και γυναίκες. Ως ηγέτης, είναι πιθανό να μην σιγήσετε ενεργά αυτές τις φωνές – είναι πιο πιθανό ότι κρυφές προκαταλήψεις στο παιχνίδι. Ας δούμε αυτές τις προκαταλήψεις και τι μπορείτε να κάνετε για να μετριάσετε την επιρροή τους.
1: Οι ήσυχοι (οι εσωστρεφείς)
Η ασυνείδητη προκατάληψη: Οι έξυπνοι άνθρωποι σκέφτονται γρήγορα.
Τι συμβαίνει: Ένας manager καλεί μια σύσκεψη για να συζητήσει ένα ζήτημα πόρων. Συνοψίζει την κατάσταση, μοιράζεται τα αποτελέσματα μιας πρόσφατης ανάλυσης και, στη συνέχεια, ξεκινά τη συζήτηση. Αυτό λειτουργεί εξαιρετικά για εξωστρεφείς στοχαστές (εκείνοι που μιλάνε για να σκέφτονται). Αλλά από την αρχή, οι εσωστρεφείς στοχαστές (εκείνοι που σκέφτονται για να μιλήσουν) βρίσκονται σε μειονεκτική θέση.
Οι εξωστρεφείς στοχαστές είναι ευτυχείς να πάρουν νέες πληροφορίες σε μια συνάντηση και να αρχίσουν να το κατανοούν μιλώντας μέσα από αυτό. Αλλά οι εσωστρεφείς στοχαστές συμβάλλουν καλύτερα, όταν έχουν χρόνο να επεξεργαστούν σχετικά δεδομένα και χώρο για να επιλέξουν προσεκτικά λέξεις και να μοιραστούν προσεκτικά συμπεράσματα. Έτσι, ενώ οι εξωστρεφείς στοχαστές βγαίνουν μακριά, οι εσωστρεφείς στοχαστές είναι ήσυχοι, εξακολουθούν να επεξεργάζονται τις πληροφορίες. Οι εξωστρεφείς συχνά παρερμηνεύουν αυτήν τη σιωπή ως διαφωνία, αποδέσμευση ή έλλειψη εμπειρογνωμοσύνης και συχνά δεν καταβάλλουν προσπάθειες να φέρουν τους εσωστρεφείς στη συνομιλία. Η συνάντηση τελειώνει, οι άνθρωποι απομακρύνονται για την επόμενη συνάντησή τους και χάθηκε η ευκαιρία να σκεφτούμε το πρόβλημα μαζί. Με την πάροδο του χρόνου, οι εσωστρεφείς μπορεί να αποθαρρυνθούν και να απεμπλακούν εντελώς λόγω της αδυναμίας τους να συνεισφέρουν.
Πώς να ξεπεράσετε αυτήν την προκατάληψη:
- Πριν από τη συνάντηση: Μοιραστείτε τον σκοπό της συνάντησης, παρέχετε σχετικά δεδομένα εκ των προτέρων και αναφέρετε τις συγκεκριμένες ερωτήσεις συζήτησης που σκοπεύετε να καλύψετε.
- Κατά τη διάρκεια: Δώστε προληπτικά στους εσωστρεφείς στοχαστές ερωτήσεις όπως, “Janet, από τη μέχρι τώρα συζήτηση, τι πραγματικά ξεχωρίζει για εσάς;” ή “Akshay, τι νομίζετε ότι πρέπει να σκεφτόμαστε ότι δεν έχουμε καλύψει ακόμη;”
- Μετά: Κυκλοφορήστε μια σύνοψη (τα πρακτικά) της συνάντησης και ζητήστε ιδέες που μπορεί να έχουν προκύψει μετά τη συνάντηση. Μπορείτε να τελειώσετε το email σας με κάτι σαν, “Όποιος έχει μια νέα εικόνα για αυτήν την κατάσταση από τότε που συναντηθήκαμε; Αν ναι, θα ήθελα να το ακούσω.΄΄
2: Τα απομακρυσμένα μέλη της ομάδας
Η ασυνείδητη προκατάληψη: ”Μάτια που δεν βλέπονται, γρήγορα λησμονιούνται”.
Τι συμβαίνει: Οι τηλεδιασκέψεις συνήθως μπορεί να είναι υπερβολικά μη παραγωγικές. Η μεγάλη τράπεζα την οποία ανέφερα στην αρχή αυτού του άρθρου έχει μια μικρή αλλά στρατηγική ομάδα που βρίσκεται στη Σιγκαπούρη. Τα μέλη της ομάδας αυτής, παρόλο που συχνά παρευρίσκονται σε συσκέψεις μέσω τηλεδιάσκεψης, συνήθως δυσκολεύονται να συνεισφέρουν.
Πώς να ξεπεράσετε αυτήν την προκατάληψη:
- Πριν από τη συνάντηση: Κυκλοφορήστε την agenda, τους στόχους και το υλικό της συζήτησης από πριν.
- Κατά τη διάρκεια: Εάν η τηλεδιάσκεψη είναι μια επιλογή, χρησιμοποιήστε την. Σταματάτε τακτικά και ελέγχετε ότι οι συμμετέχοντες μπορούν να ακούσουν, να παρακολουθήσουν το διάλογο και να συνεισφέρουν.
- Μετά: Κυκλοφορήστε μια σύντομη, ακριβή σημείωση των πρακτικών με τις βασικές πληροφορίες, αποφάσεις και ενέργειες.
3: Οι γυναίκες
Η ασυνείδητη προκατάληψη: Οι άνδρες έχουν περισσότερα να συνεισφέρουν.
Τι συμβαίνει: Πολλές μελέτες έχουν καταλήξει στο ίδιο συμπέρασμα: Οι γυναίκες είναι πολύ πιο πιθανό να διακοπούν στις συναντήσεις και οι ιδέες τους αντιμετωπίζονται λιγότερο σοβαρά. Είναι τόσο κοινό που ορισμένοι ερευνητές δημιούργησαν μια ταξινόμηση για να εξηγήσουν τα πάντα, από το «manterrupting» (ένας άντρας που διακόπτει άσκοπα μια γυναίκα) έως το «mansplaining» (ένας άντρας που διακόπτει μια γυναίκα για να εξηγήσει κάτι για το οποίο στην πραγματικότητα αυτή γνωρίζει περισσότερα από ό,τι αυτός λέει) έως «bropropriating» (ένας άντρας που παίρνει τα εύσημα για την ιδέα μιας γυναίκας).
Πώς να ξεπεράσετε αυτήν την προκατάληψη:
- Επαναδιατυπώστε το θέμα: Αυτό το πρόβλημα είναι ζήτημα επαγγελματικής απόδοσης και όχι “γυναικείο”. Τόσο οι άνδρες όσο και οι γυναίκες έχουν συμφέρον να ξεπεράσουν την προκατάληψη. Ζητήστε από τους προοδευτικούς άνδρες να ηγηθούν με το παράδειγμα, και κάντε τους υπόλογους για να κάνουν χώρο για να συνεισφέρουν οι γυναίκες συνάδελφοί τους.
- Εξισορροπήστε το γήπεδο με βασικούς κανόνες, όπως «να μην μιλάτε ο ένας πάνω στον άλλον».
- Προωθήστε μια κουλτούρα στην οποία οι άνδρες και οι γυναίκες ενθαρρύνονται να «προσκαλέσουν» όταν βλέπουν κάποιον να ‘μην ακούγεται’ σε μια συζήτηση.
- Απομακρύνετε τους χειρότερους παραβάτες και επισημάνετε τη συμπεριφορά τους – μπορεί να μην το γνωρίζουν.
Οι περισσότερες συναντήσεις έχουν προφανή μειονεκτήματα, αλλά αυτές οι τρεις προκαταλήψεις υπονομεύουν ιδιαίτερα τον διάλογο υψηλής ποιότητας. Ξεπερνώντας τις προκαταλήψεις, οι οργανισμοί μπορούν να αυξήσουν τη συλλογική τους σκέψη, δίνοντάς τους πολύ περισσότερες πιθανότητες να αξιοποιήσουν το πλήρες δυναμικό ολόκληρου τους – όχι μόνο τους λίγους που μπορούν εύκολα να κάνουν τις φωνές τους να ακουστούν.
ΠΗΓΗ: https://learningbites.gr/78_bite-run-meetings-that-are-fair/
Δεν υπάρχουν σχόλια:
Δημοσίευση σχολίου