του Βερν Χάρνις*
Η μεγαλύτερη πρόκληση σε κάθε σχέση είναι η επικοινωνία. Οι εργοδότες μπορεί να έχουν πολύ ξεκάθαρη εικόνα για τις προτεραιότητες, τα προβλήματα και τους δείκτες της επιχείρησής, όμως αν δεν καταφέρουν να τα εξηγήσουν στους υπαλλήλους τους, ώστε να αντιληφθούν και εκείνοι το βηματισμό της εταιρείας, τότε υπάρχει πρόβλημα.
Σε κάθε επιχείρηση πρέπει να δημιουργηθούν καθιερωμένοι τρόποι επικοινωνίας – ημερήσια, εβδομαδιαία, μηνιαία, τριμηνιαία και ετησίως – ώστε όλοι να βρίσκονται στην ίδια συχνότητα. Στις περισσότερες επιχειρήσεις τα διοικητικά στελέχη συναντώνται για θέματα στρατηγικού συντονισμού κάθε μήνα, τρίμηνο και έτος και αντίστοιχα επικοινωνούν με τους υπαλλήλους τους κάθε εβδομάδα. Όμως παραγνωρίζουν την αξία της σημαντικότερης μορφής επικοινωνίας: της καθημερινής επικοινωνίας. Νομίζουν ότι δεν έχουν το διαθέσιμο χρόνο.
Η ημερήσια συνάντηση όμως μπορεί να γλιτώσει το χρόνο που χάνεται αλλού – αρκεί να είναι σύντομη και πολύ εστιασμένη. Προγραμματίστε μια συνάντηση διάρκειας 5-15 λεπτών ή μια τηλεδιάσκεψη κάθε μέρα την ίδια ώρα με την ομάδα σας. Μιλήστε για τους στόχους των επόμενων 24 ωρών, θέστε τις προτεραιότητες και συζητήστε για τα εμπόδια που μπορεί να υπάρχουν. Αυτή η συνάντηση θα γλιτώσει σε όλους πολύτιμο χρόνο ανταλλαγής ηλεκτρονικών μηνυμάτων.
Φροντίστε επίσης να ενημερώνετε συνοπτικά την ομάδα σας για την απόδοση σε βασικούς δείκτες της επιχείρησης, αναλόγως με τον τομέα στον οποίο δραστηριοποιείται η κάθε εταιρεία.
Η προσπάθεια αυτή γίνεται για να αποφευχθούν μικρολαθάκια. Η ημερήσια συνάντηση θα σας δώσει μια επισκοπική εικόνα αναφορικά με τα ζητήματα των επόμενων 24 ωρών ώστε να μη διογκωθούν. Η κακή επικοινωνία ευθύνεται για το 56% των έργων που αποτυγχάνουν, σύμφωνα με μια μελέτη του Project Management Institute.
Επίσης η ημερήσια συνάντηση θα σας επιτρέψει να επωφεληθείτε από απρόβλεπτες ευκαιρίες για να επιταχύνεται την υλοποίηση κάθε έργου. Ίσως κάποιος υπάλληλος να αναφέρει ότι θα γευματίσει με έναν πελάτη και κάποιος άλλος να επωφεληθεί και να του ζητήσει να θέσει στον πελάτη κάποιο συγκεκριμένο ερώτημα.
Φροντίστε οι συναντήσεις αυτές να μη διαρκούν πολύ. Μην αφήσετε τη συνάντηση να γίνει ανασκόπηση των πεπραγμένων των τελευταίων τριών εβδομάδων. Ζητήστε από τους υπαλλήλους να ασχοληθούν με την επίλυση των προσωπικών τους επαγγελματικών προβλημάτων σε άλλη χρονική στιγμή.
Οι υπάλληλοι μπορεί να αντισταθούν στην ιδέα αυτών των συναντήσεων αλλά μην τα παρατήσετε. Μόλις διαπιστώσουν ότι οι συναντήσεις αυτές δε διαρκούν για ώρες θα αρχίσουν να εμφανίζονται στην ώρα τους.
*O Βερν Χάρνις είναι CEO του ομίλου εκπαίδευσης στελεχών εταιρειών Gazelles Inc.
FORTUNEGREECE
